Blog

Hoe zorg je ervoor dat thuiswerken ook werkt? 8 tips om thuiswerken succesvol in jouw bedrijf te implementeren

De ontwikkelingen van werkomstandigheden m.b.t. arbeidstijden en flexibilisering zijn favoriete gespreksonderwerpen, vooral nu in de Corona crisis. Begrippen zoals het nieuwe werken, thuiswerken en flexibele werkplekken zie je continue voorbij komen.

Veel ondernemers zijn nog altijd terughoudend rondom de thuiswerkplek die meer en meer aansluiting zoekt bij de huidige en toekomstige werkomstandigheden.

Barbara Frett heeft in haar carrière als personeelsmanager, onderneemster en personeelsadviseur, uitgebreide ervaringen rondom thuiswerken opgedaan. Vanuit deze ervaring deelt zij graag 8 tips om thuiswerken succesvol in jouw bedrijf te implementeren.

  1. Zorg voor transparantie rondom thuiswerken binnen je bedrijf

De implementatie van thuiswerken leidt in veel bedrijven en organisaties tot misverstanden. Nadat de eerste medewerkers hun thuiswerkplek in gebruik nemen, vragen de anderen zich af: ‘Waarom hij/zij wél en ik niet “? Sommigen denken zelfs dat thuiswerken een vanzelfsprekendheid is en dat iedereen er gebruik van mag maken.

  • Creëer duidelijkheid en transparantie in je bedrijf, thuiswerken is niet voor iedereen mogelijk, en dient van geval tot geval apart bekeken te worden.
  • Maak helder onder welke omstandigheden thuiswerken toegestaan is.
  • Stel criteria op waaraan een medewerker dient te voldoen om voor een thuiswerkplek in aanmerking te komen.
  1. Maak heldere regels voor álle collega’s

Regelgeving rondom thuiswerken is noodzakelijk. Zowel voor degenen die er gebruik van maken, als voor de andere collega’s.
Zorg ervoor dat thuiswerkers op de hoogte zijn van de gedragsregels, hoe zij zich aan- en afmelden en hun aanwezigheid/bereikbaarheid op hun thuiswerkplek bekend maken. Daarnaast is het belangrijk dat zij op de hoogte zijn van de wijze waarop ze met hun collega’s communiceren, máár ook hoe thuiswerkers hier onder elkaar over praten.
Ben vooral duidelijk om misverstanden te voorkomen en heb een luisterend oor voor vragen en zorgen voor anderen.

  1. Draag zorg voor helderheid m.b.t. inrichting, de techniek en het kostenaspect
    Wie thuis werkt heeft een goede werkplekinrichting en de juiste IT-middelen nodig, hiervoor ben je als werkgever verantwoordelijk. Maak heldere richtlijnen óf een thuiswerkplek qua ruimte en techniek wel mogelijk is en of aan de wettelijke voorzieningen voldaan wordt. Zorg ervoor dat zowel de inrichting van de thuiswerkplek als de aanwezigheid van thuiswerkers voor de overige medewerkers geregeld is. Maak helder hoe kostendoorbelastingen, ontstaan door het gebruik van privé middelen, plaatsvinden.
     
  2. Accepteer dat er buiten “reguliere” arbeidstijden gewerkt kan worden.
    Wie thuis werkt, heeft daar normaliter een geldige reden voor die vaak met familieomstandigheden of extreem lange reistijden te maken heeft. Momenteel werken de meeste mensen echter noodgedwongen thuis vanwege de maatregelen inzake Corona, waarbij vaak ook de kinderen grotendeels thuis zijn. Daarom zouden we de klassieke aanwezigheid tussen 9 en 5 moeten loslaten.

Jonge ouders kunnen effectiever werken als hun kinderen in bed liggen en slapen, zowel tussen de middag als in de avonduren (zie ook tip 7: Kinderen & thuiswerken). Indien hier de traditionele arbeidstijden gevolgd moeten worden kan dit contraproductief werken. Het is zelfs mogelijk dat er ’s nachts gewerkt kan worden als klantcontacten, die zich in andere tijdszones bevinden, onderhouden moeten worden. Ook hier weer is het essentieel dat de thuiswerkers weten welke vergoedingen vanuit de werkgever, denk aan avond- nacht- en weekendtoeslagen hierop van toepassing zijn. Het verdient aanbeveling deze afspraken ook vast te leggen.

  1. Vertrouw op eerlijkheid en laat de controle los
    Veel werkgevers hebben moeite met het niet meer persoonlijk kunnen controleren van hun medewerkers. Onder leidinggevenden van diverse niveaus is de conservatieve gedachte, “dat thuiswerkers minder productief zijn”, nog steeds aanwezig. Onderzoeken tonen echter het tegenovergestelde aan. Moderne werkgevers werken zelfs met resultaatverplichting i.p.v. inspanningsverplichting en brengen hun beloning hiermee in lijn. Vermijd pijnlijke controle-telefoontjes of wellicht andere middelen, zoals monitoren hoeveel aanslagen het toetsenbord te verwerken krijgt.
     
  2. Leg taken, verantwoordelijkheden en aandachtsgebieden met de thuiswerker vast
    Werken zonder direct toezicht van een leidinggevende functioneert alleen als er duidelijke afspraken over het takenpakket en aandachtsgebieden gemaakt zijn. Op regelmatige basis zullen deze met de leidinggevende besproken en de voortgang (cq, het ontbreken daarvan) vastgelegd moeten worden, alléén zo kan aan de punten genoemd in tip 5 voldaan worden
  1. Kinderen en thuiswerken; stel regels op

In de huidige situatie staan veel ouders voor de uitdaging; hoe combineer ik thuiswerken met thuisblijvende kinderen? Belangrijk is om duidelijke regels voor het gezin op te stellen.

  • Werk bij voorkeur in een apart kamer, let op: het thuiskantoor is geen speelkamer
  • Er dient stilte te zijn tijdens videocalls en gesprekken
  • Het gezin moet zich ervan bewust zijn dat de ouders werken en er tijdens werk geen tijd voor spelletjes is. Houd tussendoor pauzes voor jezelf en je gezin
  • Beloon kinderen als ze de regels volgen
  • De leidinggevenden moeten zich ervan bewust zijn dat ook het gezin thuis is en dat deze niet als een boek terzijde kan worden gelegd
  • Informeer je klanten openlijk dat je kinderen in huis hebt en dat er mogelijk onderbrekingen zijn. Klanten kunnen ook ouders zijn en zullen begripvoller zijn als ze dat van tevoren weten
  • Sluitingstijd betekent tijd voor het gezin, de computer is dan ook uit
  1. Grensarbeid, thuiswerken en belastingen 

Als gevolg van de Coronacrisis bestaat een risico dat de fiscale positie en sociale zekerheid wijzigt als je in een ander land werkt dan Nederland.

Sommige EU landen hebben tijdens de Coronacrisis uitzonderingen onderhandeld. In elk geval moet je hier altijd met belastingtechnische regelingen rekening houden. Je HR afdeling en/of de boekhouder zijn op de hoogte en kun je altijd raadplegen.


LEES VERDER

6 Tips om de thuiswerkplek succesvol in uw bedrijf te implementeren

Auteur: Barbara Frett (personeelsmanager en HR-expert)

De ontwikkelingen van arbeidstijden en flexibilisering van de arbeid zijn favoriete gespreksonderwerpen in bedrijven en bij medewerkers. Begrippen als ‘werk4.0’ en ‘gedeelde bureaus’ (Shared Office) komen niet alleen bij hen aan de orde, maar ook in de media. Ondernemers zijn nog altijd terughoudend als het gaat om een thuiswerkplek die aansluit bij de toekomstige werkomstandigheden. Voor een succesvolle implementatie van thuiswerkvoorzieningen gelden een zestal tips.

1. Zorg voor transparantie rond thuiswerken voor uw bedrijf

De implementatie van thuiswerken leidt in veel bedrijven tot misverstanden. Nadat de eerste medewerkers hun thuiswerkplek in gebruik nemen, stellen collega’s de voor de hand liggende vraag: waarom hij/zij wél en ik niet? Sommigen denken zelfs dat thuiswerken een vanzelfsprekend iets is en dat iedereen er gebruik van mag maken. Schep daarom duidelijkheid en transparantie in uw bedrijf over de spelregels voor thuiswerken:
-   Laat weten dat thuiswerken niet voor iedereen een optie is en dat van geval tot geval gekeken moet worden naar de mogelijkheden;
-   Maak helder onder welke omstandigheden thuiswerken toegestaan is;
-   Stel criteria op waaraan een medewerker dient te voldoen om voor een thuiswerkplek in aanmerking te komen;
-   Maak duidelijk dat thuiswerken uitsluitend voor maximaal 2 dagen per week toegestaan is. Indien er meer dan twee dagen per week thuis gewerkt wordt, komt de cohesie van het team in gevaar.

2. Maak heldere regels voor álle collega’s 

Regelgeving rond thuiswerken is noodzakelijk, enerzijds voor degenen die er gebruik van maken, anderzijds voor alle medewerkers.
De thuiswerkers dienen op de hoogte te zijn van de gedragsregels, hoe zij zich aan- en afmelden en hun aanwezigheid/bereikbaarheid op de thuiswerkplek bekendmaken. Daarnaast dienen zij op de hoogte te zijn van de wijze waarop ze met hun collega’s communiceren maar ook hoe thuiswerkers met hun collega’s op de werkvloer en thuis kunnen communiceren.
Onder de medewerk(st)ers die geen thuiswerkvoorzieningen hebben maar dat wel graag zouden willen, ontstaat gemakkelijk afgunst en zelfs haat. Vandaar dat de regels bij de eerste tip essentieel zijn. Wees om pesterijen te voorkomen dus vooral duidelijk en heb een luisterend oor voor vragen en zorgen voor anderen.

3. Draag zorg voor transparantie met betrekking tot de inrichting, de techniek en het kostenaspect
Wie thuiswerkt heeft bureauvoorzieningen en de juiste IT-middelen nodig. De werkgever is hiervoor verantwoordelijk. Maak heldere richtlijnen voor de ruimte en techniek voor de thuiswerkplek. Ga na of voldaan wordt aan de arbeidswettelijke voorzieningen. Zorg ervoor dat zowel de inrichting van de thuiswerkplek als de aanwezigheid van thuiswerkers voor de overige medewerkers geregeld is. Maak helder hoe de kostendoorrekening voor privégebruik van de faciliteiten plaatsvindt.

4. Accepteer dat er buiten “normale” arbeidstijden gewerkt kan worden

Wie thuiswerkt, heeft daar in principe een geldige reden voor die vaak met thuisomstandigheden of extreem lange reistijden te maken heeft. In het geval van thuisomstandigheden zouden we de klassieke aanwezigheid tussen 9 en 5 moeten loslaten. Jonge ouders kunnen effectiever werken als hun kinderen in bed liggen en slapen, zowel tussen de middag als in de avonduren. Indien de traditionele arbeidstijden gevolgd moeten worden, kan dit contraproductief werken. Het zou zelfs mogelijk moeten zijn dat er ’s nachts gewerkt kan worden. Dit voor bijvoorbeeld het onderhouden van contacten met klanten die zich in andere tijdszones bevinden. Ook hier is het essentieel dat de thuiswerkers weten welke vergoedingen hierop van toepassing zijn vanuit de werkgever; denk aan avond- nacht- en weekendtoeslagen. Het verdient aanbeveling deze afspraken ook vast te leggen.

5. Vertrouw op eerlijkheid en laat de controle los

Veel werkgevers hebben er moeite mee dat ze hun medewerkers niet meer persoonlijk kunnen controleren. Onder leidinggevenden van diverse niveaus is de conservatieve gedachte, “dat thuiswerkers minder productief zijn”, nog steeds aanwezig. Onderzoeken tonen echter het tegenovergestelde aan. Moderne werkgevers werken zelfs met resultaatverplichting in plaats van inspanningsverplichting en brengen hun beloning hiermee in lijn. Vermijd pijnlijke controletelefoontjes of andere middelen om bijvoorbeeld te monitoren hoeveel aanslagen het keyboard te verwerken krijgt.

6. Leg taken, verantwoordelijkheden en aandachtsgebieden met de thuiswerker vast

Werken zonder direct toezicht van een leidinggevende functioneert alleen als er duidelijke afspraken over het takenpakket en aandachtsgebieden gemaakt zijn. Op regelmatige basis zullen deze met de leidinggevende besproken en de voortgang (cq, het ontbreken daarvan) vastgelegd moeten worden. Alleen zo kan aan de punten genoemd in tip 5 voldaan worden.

 


LEES VERDER

Frettwork network vult met Anna Staffel-Beckmann haar consultancy-team verder aan

Aken, 02.05.2018 - De personeeldienstverlener Frettwork network in Aken vult haar team verder aan. Sinds 1 mei 2018 is Anna Staffel-Beckmann aan de slag binnen recruiting en sales. Voorafgaand was de deskundige voor personeelsselectie aan het werk bij Gulp Solution Services (hiervoor Yacht Teccon en Randstad Professionals) en Amadeus FiRe. Samen met haar indienstname jarenlange ervaring en kennis in recruiting is een ware aanwinst voor het bedrijf.

Voornamelijk vanuit haar homeoffice in Keulen zal Anna Staffel-Beckmann klaarstaan voor klanten en kandidaten van Frettwork network.

„Ik ben erg trots dat ik Anna voor Frettwork heb kunnen winnen. Met haar ervaring is ze een grote aanwinst voor het team. Omdat ze grotendeels vanuit thuis in Keulen zal werken laat zien dat het mij menens is. Homeoffice kan velen voor een bedrijf winnen die anders niet ver zouden pendelen. Homeoffice biedt elke HR afdeling nieuwe mogelijkheden“, zegt bedrijfsleidster Barbara Frett.

„Het is fijn dat Barbara Frett en ik op een golflengte liggen en zij mij de mogelijkheid biedt om voornamelijk vanuit thuis te werken. Op die manier kan ik voor een hooggekwalificeerd recruiting bedrijf werken, mijn ervaring en know-how inbrengen en kan er ook gewoon voor mijn familie zijn“, vult Anna Staffel-Beckmann aan.


LEES VERDER

Anett Brunner is de nieuwe senior consultant van Frettwork network

Aken, 1 september 2016 – Vanaf 1 september 2016 komt Anett Brunner (47) als seniorconsultant het team van Frettwork network versterken.

Brunner beschikt over een ingenieursdiploma (economie/techniek) en heeft meer dan 18 jaar ervaring opgedaan in de succesvolle plaatsing van leidinggevend en technisch personeel. Tijdens haar werk als research consultant bij Gerhard Schäfer personeelsdiensten en Kloepfel consulting heeft ze aanzienlijke kennis in de sector personeelsdiensten opgedaan. Naast de sectoren farma, medische technologie, engineering, industrial services en productie ligt haar focus ook op mode en lifestyle. Bij Frettwork ondersteunt ze bedrijven en klanten door leidinggevend en technisch personeel in vaste aanstelling of op basis van interim-werk te bemiddelen. “De dynamiek en professionaliteit binnen dit team heeft mij overtuigd om bij Frettwork aan boord te gaan”, verteld Brunner.

 

Barbara Frett is enthousiast over de nieuwe winst voor haar consulting team: “Met behulp van Anett Brunner’s vakkennis verheugen wij ons nieuwe doelgroepen in specifieke sectoren optimaal te kunnen bedienen”.  


LEES VERDER