Frettwork Network GmbH

Hoe zorg je ervoor dat thuiswerken ook werkt? 8 tips om thuiswerken succesvol in jouw bedrijf te implementeren

De ontwikkelingen van werkomstandigheden m.b.t. arbeidstijden en flexibilisering zijn favoriete gespreksonderwerpen, vooral nu in de Corona crisis. Begrippen zoals het nieuwe werken, thuiswerken en flexibele werkplekken zie je continue voorbij komen.

Veel ondernemers zijn nog altijd terughoudend rondom de thuiswerkplek die meer en meer aansluiting zoekt bij de huidige en toekomstige werkomstandigheden.

Barbara Frett heeft in haar carrière als personeelsmanager, onderneemster en personeelsadviseur, uitgebreide ervaringen rondom thuiswerken opgedaan. Vanuit deze ervaring deelt zij graag 8 tips om thuiswerken succesvol in jouw bedrijf te implementeren.

Zorg voor transparantie rondom thuiswerken binnen je bedrijf

De implementatie van thuiswerken leidt in veel bedrijven en organisaties tot misverstanden. Nadat de eerste medewerkers hun thuiswerkplek in gebruik nemen, vragen de anderen zich af: ‘Waarom hij/zij wél en ik niet “? Sommigen denken zelfs dat thuiswerken een vanzelfsprekendheid is en dat iedereen er gebruik van mag maken.

Creëer duidelijkheid en transparantie in je bedrijf, thuiswerken is niet voor iedereen mogelijk, en dient van geval tot geval apart bekeken te worden.
Maak helder onder welke omstandigheden thuiswerken toegestaan is.
Stel criteria op waaraan een medewerker dient te voldoen om voor een thuiswerkplek in aanmerking te komen.

Maak heldere regels voor álle collega’s

Regelgeving rondom thuiswerken is noodzakelijk. Zowel voor degenen die er gebruik van maken, als voor de andere collega’s.
Zorg ervoor dat thuiswerkers op de hoogte zijn van de gedragsregels, hoe zij zich aan- en afmelden en hun aanwezigheid/bereikbaarheid op hun thuiswerkplek bekend maken. Daarnaast is het belangrijk dat zij op de hoogte zijn van de wijze waarop ze met hun collega’s communiceren, máár ook hoe thuiswerkers hier onder elkaar over praten.
Ben vooral duidelijk om misverstanden te voorkomen en heb een luisterend oor voor vragen en zorgen voor anderen.

Draag zorg voor helderheid m.b.t. inrichting, de techniek en het kostenaspect
Wie thuis werkt heeft een goede werkplekinrichting en de juiste IT-middelen nodig, hiervoor ben je als werkgever verantwoordelijk. Maak heldere richtlijnen óf een thuiswerkplek qua ruimte en techniek wel mogelijk is en of aan de wettelijke voorzieningen voldaan wordt. Zorg ervoor dat zowel de inrichting van de thuiswerkplek als de aanwezigheid van thuiswerkers voor de overige medewerkers geregeld is. Maak helder hoe kostendoorbelastingen, ontstaan door het gebruik van privé middelen, plaatsvinden.
Accepteer dat er buiten “reguliere” arbeidstijden gewerkt kan worden.
Wie thuis werkt, heeft daar normaliter een geldige reden voor die vaak met familieomstandigheden of extreem lange reistijden te maken heeft. Momenteel werken de meeste mensen echter noodgedwongen thuis vanwege de maatregelen inzake Corona, waarbij vaak ook de kinderen grotendeels thuis zijn. Daarom zouden we de klassieke aanwezigheid tussen 9 en 5 moeten loslaten.

Jonge ouders kunnen effectiever werken als hun kinderen in bed liggen en slapen, zowel tussen de middag als in de avonduren (zie ook tip 7: Kinderen & thuiswerken). Indien hier de traditionele arbeidstijden gevolgd moeten worden kan dit contraproductief werken. Het is zelfs mogelijk dat er ’s nachts gewerkt kan worden als klantcontacten, die zich in andere tijdszones bevinden, onderhouden moeten worden. Ook hier weer is het essentieel dat de thuiswerkers weten welke vergoedingen vanuit de werkgever, denk aan avond- nacht- en weekendtoeslagen hierop van toepassing zijn. Het verdient aanbeveling deze afspraken ook vast te leggen.

Vertrouw op eerlijkheid en laat de controle los
Veel werkgevers hebben moeite met het niet meer persoonlijk kunnen controleren van hun medewerkers. Onder leidinggevenden van diverse niveaus is de conservatieve gedachte, “dat thuiswerkers minder productief zijn”, nog steeds aanwezig. Onderzoeken tonen echter het tegenovergestelde aan. Moderne werkgevers werken zelfs met resultaatverplichting i.p.v. inspanningsverplichting en brengen hun beloning hiermee in lijn. Vermijd pijnlijke controle-telefoontjes of wellicht andere middelen, zoals monitoren hoeveel aanslagen het toetsenbord te verwerken krijgt.
Leg taken, verantwoordelijkheden en aandachtsgebieden met de thuiswerker vast
Werken zonder direct toezicht van een leidinggevende functioneert alleen als er duidelijke afspraken over het takenpakket en aandachtsgebieden gemaakt zijn. Op regelmatige basis zullen deze met de leidinggevende besproken en de voortgang (cq, het ontbreken daarvan) vastgelegd moeten worden, alléén zo kan aan de punten genoemd in tip 5 voldaan worden

Kinderen en thuiswerken; stel regels op

In de huidige situatie staan veel ouders voor de uitdaging; hoe combineer ik thuiswerken met thuisblijvende kinderen? Belangrijk is om duidelijke regels voor het gezin op te stellen.

Werk bij voorkeur in een apart kamer, let op: het thuiskantoor is geen speelkamer
Er dient stilte te zijn tijdens videocalls en gesprekken
Het gezin moet zich ervan bewust zijn dat de ouders werken en er tijdens werk geen tijd voor spelletjes is. Houd tussendoor pauzes voor jezelf en je gezin
Beloon kinderen als ze de regels volgen
De leidinggevenden moeten zich ervan bewust zijn dat ook het gezin thuis is en dat deze niet als een boek terzijde kan worden gelegd
Informeer je klanten openlijk dat je kinderen in huis hebt en dat er mogelijk onderbrekingen zijn. Klanten kunnen ook ouders zijn en zullen begripvoller zijn als ze dat van tevoren weten
Sluitingstijd betekent tijd voor het gezin, de computer is dan ook uit

Grensarbeid, thuiswerken en belastingen

Als gevolg van de Coronacrisis bestaat een risico dat de fiscale positie en sociale zekerheid wijzigt als je in een ander land werkt dan Nederland.

Sommige EU landen hebben tijdens de Coronacrisis uitzonderingen onderhandeld. In elk geval moet je hier altijd met belastingtechnische regelingen rekening houden. Je HR afdeling en/of de boekhouder zijn op de hoogte en kun je altijd raadplegen.

Back